围绕中心 服务大局
全面提升自身办文水平
正确实施公文处理、提高机关公文质量,既是对办公厅搞好服务工作的基本要求,也是办公厅发挥以文辅政作用的一个重要体现。在全市上下转型跨越发展、实施“工业强市”“文化强市”的关键时期，办公厅办文工作要想适应新的形势和任务的要求,在新的起点上实现新的发展,就必须在坚持制度化、规范化的同时进行大胆探索、积极创新。公文的性质和作用决定了公文处理是一项政治性和政策性很强的工作,公文处理必须遵规定、循程序、守规范,公文的内容必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,公文处理的程序、公文格式必须符合既定的规则和规范。那么如何提高办文能力？我认为关键是要找出办文的规律。“办文”主要是办两个方面的“文”，一个是如何起草材料，另一个就是如何处理公文。
一、如何起草材料
文字材料的起草主要有领导讲话、工作总结、调研报告等等。对于文秘人员来说，写材料是文秘人员的看家本领和核心能力。肖秘书长常讲办公厅的首要工作就是参谋助手，参谋助手的重要载体就是文字材料，就是把我们的意见和建议通过起草材料转变为领导机关的决策和部署，把我们个人的真知灼见通过起草材料转化为集体的决议和政策制度。这就是“以文辅政”。
我们办公厅的工作既要密切联系群众，又要紧密联系领导。如何联系，我看最便捷的、最深入联系领导的途径就是文稿起草。只有在文稿起草的过程中，在领导对材料反复修改的过程中，我们才实现了与领导干部工作上的交流，思想上的交融。有这样一个现象值得我们注意：一个单位，能够得到领导重视和关注的是材料写的好的人，提拔进步快，能够得到重用的是材料写的好的人。所以我们文秘人员和机关工作人员都要把写材料作为第一要务，下苦工钻研和学习，才能以文立身，以文立业。
“材料的起草”要力求准确、精炼、及时、严谨，做到“内容上求实、格式上求严、文字上求精、篇幅上求简”。下面我谈五点具体的感受。
首先，要熟悉文体要求。文秘人员起草的材料主要有两类，一类就是我们常说的公文。每一种公文文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。要严格按照文体要求去写，文体一错，全盘皆错。主要注意相似文体的辨析：要把布告、公告和通告区分开来；
把报告和请示区分开来；
把函和报告区分开来；
把决议和决定区分开来，把通知中的“批转”和“转发”区分开来。另一类就是给单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、理论文章、新闻稿件等等。这些文稿也有各自的文体的要求，但是相对于公文来说，要求没有那么严格，能够给文秘人员更多自由发挥的余地。
第二，要深入调查研究。文稿是推动工作、解决问题的一种载体和一种工具。材料写的好不好，关键看是否深入地调查研究。认识的深度，决定了材料的高度。
我们起草材料主要要研究三个方面的问题：一是要研究上情。也就是研究政策。我们提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求；
二要吃透下情。就是要研究我们的工作现状，特别要研究工作中存在的问题。问题吃透了、看准了，才能提出切合实际的对策和措施；
三要了解外情。要注重学习外地的先进经验，避免外地的失误教训，联系实际，认真借鉴，从而把问题想周全，把方案定周密，把工作做周到。
第三，要体现领导意图。我们起草材料是代领导表达观点，必须充分表达领导的思想和主张，体现领导的风格和特点，反映领导的能力和水平。一要站在领导高度。为领导写就要站在领导的高度，写出来的才有深度、有厚度；
二要把握领导思想。起草材料要通过领导的谈话、文章、批示，特别是脱稿讲话，把领导对同一问题的看法和见解串联起来，并加以丰富和完善，提炼出鲜明的论点、提高与领导思想的贴合度；
三要体现领导个性。讲话中多用具有独特风格、体现领导个性的语言和表达方式，会增强吸引力和感染力。
第四，要善于提炼观点。这一点是文章有没有高度，有没有起色，能不能吸引人的关键所在。一篇好的材料必须有观点、有主旨、有内容、有层次。观点就是对事物的看法和态度。主旨就是材料的中心意思、材料的主题。我认为：材料写的好不好，就看有没有人能记住、忘不了的话。这些话就是观点，有观点就是有思想。提炼观点有三个方法：一是在观察中进行概括；
二是在调研中进行归纳；
三是在实践中进行总结。
第五，要强化语言文字。语言是交流的工具，文字是交流的载体。公文语言有三个特点：一是平实。二是简洁。三是准确。毛主席曾经讲过“一天不读报是缺点；
三天不读报是错误”。小平同志讲：“发展是硬道理”、“稳定压倒一切”，还有比这更高度的概括吗？还有比这更能让群众记住的吗？语言表达的问题要讲真话，讲实话，不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。用词准确方面，我认为就是要看人民日报，人民日报第一版特别重要，这是我这么多年的体会。人民日报第一版刊登的大量的是党和国家领导人会见外宾的新闻，领导同志会见外宾时的讲话是最明面，用词最准确，最值得我们学习的。
二、如何处理公文
处理公文我归纳为把好“五关”。第一是把好时间关，第二是把好安全关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。
第一，要把好时间关。办理公文具有很强的时效性，公文只有在特定的时间内才能产生效用。文秘人员要强化时间观念，及时办理每一份公文，做到不拖、不压、不误、不漏，同时要按照公文的性质和内容，本着“急件急办、特件特办”的原则，保证急件、要件优先处理。
第二，要把好安全关。保证公文安全是公文处理工作政治性的内在要求。公文的处理经常接触大量的机密事项，工作中一旦泄密，后果不堪设想。所以，文秘人员在公文处理工作中，要不断强化安全保密意识，加强对公文的管理，确保不遗失、不损坏、不泄密。
第三，要把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。
第四，要把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定。不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。
第五，要把好语言关。刚才我在谈起草材料的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些。还有最重要的一点是做好校对，不能出现差错。校对差错我们经常会遇到的问题，国家报刊书籍一般差错率在万分之二以下。但对一些关键的地方绝对不能出现差错。比如标题、人名、地名、时间等等。
最后，我就如何提高办文能力谈几点看法：一要紧扣文件。严格按照办公厅相关制度和程序，督办落实上级来文和本级文件，规范文件运行，认真审核，尽快办结，不能发生任何不符合规定的情况。在吃透掌握文件精神的基础上，认真撰写相关文稿，力图准确把握文件要求和领导意图，起草文稿做到千锤百炼，精益求精，及时向信息报刊投稿，既宣传了工作，又确保了各项工作及时落实到位；
二要紧扣实际。要按照领导安排、根据工作重点经常深入基层、深入一线，切实了解群众所想、所盼，在督查调研上多下功夫，密切同人民群众的血肉联系，紧密结合实际，撰写针对性强、能解决实际问题的文稿，为领导决策提供有价值的参考意见；
三要紧扣重点。围绕省、市重点工作，强化决策督查，做到省、市决策部署到哪里，督查落实就跟进到哪里，信息报道就跟进到哪里。同时要做到“三勤”：一是勤于学习。要向书本学，掌握扎实的业务理论知识。要向领导学习，领导同志站得高，看得远，对问题认识深刻，见解独到，尤其是领导同志对文稿做的修改，要认真加以揣摩，从中吸取营养。要向同事学，学习他们好的工作经验和做法，学习他们良好的工作作风。只有多学习，勤学习，善学习，才能练出扎实的基本功，只有这样才能在起草和修改公文中，做到厚积薄发，游刃有余；
二是勤于总结。没有总结就没有提高，每工作一段时间要总结、回顾一下，看看哪些文件办得好，想想是怎么干的，还有没有进一步提高的方法。更要看看这段时间那些文件办的有纰漏，原因在那里，下一步如何避免类似问题；
三是勤于创新。办文工作经过长期运作，形成了一套比较稳定的操作规程，上下级、各部门之间配合起来比较默契，不容易创新，也不好创新。但如果一味因循守旧，工作就很难适应新形势发展的需要。例如我们在办文过程中尝试改变流转程序，既减少了领导同志的阅文负担，也提高了部门的工作积极性，还加快了公文的处理速度，可谓是“一举多得”。这就是大胆创新、敢于创新的结果。由此看来，办文工作创新，大有潜力可挖。只要在工作中多动脑筋，多思考、多钻研，在保证质量、程序规范的前提下，大胆实践，开拓进取，针对办文工作存在的薄弱环节加以改进，切实提高办文能力和水平，为领导提供更加优质的服务。