档案是历史的真实记录,是推动社会文明进步的宝贵资源。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。高校的档案工作是高等学校一项重要的基础工作，它担负着传承学校历史、服务现实工作、规范学校的管理等任务，对学校教育事业的发展起到重大的促进作用。
一、 档案工作的状况
我校的档案工作起步较早， 1988年，在《档案法》的贯彻过程中，学校将原工厂的科技档案室与校办的文书档案室合并组建档案科，负责学校档案工作的行政管理与集中保管学校的各类综合性档案，其建制为正科级，隶属校长办公室，由校长直接分管，设工作人员3名。
档案科自建立以来，我校就不断从档案工作的保障机制与档案工作的业务建设两方面加强建设，夯实档案工作的基础。现经二十年的建设，我校的档案工作的面貌已焕然一新：档案工作的认识与地位进一步增强，由传统“资料保管保存”发展为档案信息资源的开放开发；
档案工作的管理体制进日趋完善，建立了适应我校工作需要的自上而下、层层负责全校档案工作网络并建立了完备的档案工作制度；
档案工作的作用进一步扩大，由过去单纯被动为党政管理服务发展为全校全局服务，为和谐校园建设服务，为学生思想教育服务；
档案工作的规模进一步扩大，由最初的近4000卷库藏发展为如今库藏总量40000余卷；
档案工作的水平与质量显著提高，由过去传统手工式管理发展发展为如今的计算机管理等；
同时。档案管理科学规范，先后于2003年经国家档案局评为“科技事业单位档案管理国家二级”单位，于2005年被Ｘ市教委评为先进单位。总体看来，我校档案工作的现状还是比较良好的，较好地履行了档案工作的各项基本职能，积极地为学校各部门的工作予以了支持和服务，其工作状况与当前我校档案工作的规模及学校的发展规模基本上相匹配。
二、不足
虽然学校的档案工作较好地履行了其基本职能，解决了保管和利用的目的，但离档案工作建设的高标准还有较大的差距，具体表现在：
1、档案工作的意识有待加强
由于档案工作自身性质（事后管理和服务角色）和宣传工作力度不够，全员档案意识不够强，因此也造成了档案工作开展的困难和被动。如有的单位不能自觉主动归档，有的单位归档质量不好等现象，尤其是非文件形式业务工作档案材料方面。
2、档案现代化管理工作需加强
目前我校档案管理仍停留在手工管理阶段，这与档案信息化建设的要求极不相称，严重制约和阻止了档案信息资源的共享和开发利用。
3、全校档案资料的管理体系有待规范、理顺
目前，我校档案资料的管理的体系还不十分完善，仍存在空白。如对不够归档级别资料的管理以及现存而未管理的二级分室。
4、档案工作者的素质有待加强
由于，我校档案管理长期处于手工状态，再加之档案资料利用形式的被动、单一等因素，从而无形中抑制了档案工作人员自身素质的提高。随着，我校档案工作信息化的启动、随着档案工作的深入开展，就对我校过去手工管理为主和主要履行档案工作基本职能的工作人员提出了新的要求，这一问题解决不好必然制约我校档案工作的发展。
5、档案保管条件有待进一步的改善
我校目前档案的保管条件虽有了较大的改善（库房面积和铁皮柜），但也还主要停留在安全保管的层面，未能真正达到档案保管的技术要求。
6、档案的行政管理力度有待加强
近年来，我校虽加大了档案的检查和督促力度，但范围和方式均比较有限，没有从根本上形成依法治档的氛围和环境，这也制约了档案工作的发展。
三、建设规划
我校档案工作发展的指导思想和奋斗目标是：贯彻落实“三个代表”重要思想和科学发展观的要求，紧密围绕我校发展的需要，解放思想，与时俱进，开拓创新，大力推进档案信息化建设，使档案服务利用自动化、档案工作管理法制化、档案资源结构多元化，努力构建档案管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全的现代化数字档案馆。其主要任务：
（一）、档案信息化建设：
档案信息化建设是档案工作发展的方向，也是发挥档案工作作用的有利手段，为此从今年起我校要加大信息化工作的力度，争取尽早实现档案工作全面信息化、自动化。具体内容有如下三个方面：1、建设档案工作主页，作为档案信息化建设与档案专题宣传、利用的门户；
2、建设通过网络可以远程操作的全文档案信息管理系统 。在实现档案信息化的进程中，我校将遵循“着眼实际，方便利用，由点及面，逐级推进”的原则进行，具体分为四个阶段。第一个阶段就是从今年起实现档案立卷归档工作的自动化；
第二个阶段是在第一阶段基础上，进一步丰富和完善档案管理软件的功能，实现档案目录管理；
第三个阶段是逐级、逐类实现全文管理；
第四个阶段是建设档案工作主页，通过网页实现有限制的网上查阅；
同时开发档案信息资源，利用网络提供诸如学校奋斗史、学校成就等类型的专题信息服务。
（二）、数字档案馆（或档案信息中心）自身以及硬件建设方面
我校档案管理机构级别目前仍为科级建制，这与过去和当前学校的发展状况基本匹配。随着ＸＸ大学的建立，随着档案工作重要性和作用的日益突出，随着档案资源利用的越来越频繁，务必需要进一步加强和拓展档案工作的职能，建立专业的档案馆就势在必行。具体可通过整合校园各分室资源的方式建设档案馆（或档案信息中心），为此在校区档案用房的安排和布置上，就要逐步按数字化档案馆的要求来建设，各类设备、装具力争高起点，按智能化要求进行建设。同时，在档案用房方面增加诸如实物陈列展览室等功能用房，拓宽档案利用的形式，扩大档案的价值，把档案馆办成宣传教育的基地。
（三）、数字档案馆（或档案信息中心）软件建设和档案工作业务建设方面
第一、数字档案馆（或档案信息中心）软件建设
1、加强队伍建设：档案馆不仅是目前我校档案科级别和规模的简单升级，而应是档案服务层次和服务水平的全面提高，为此就需要造就一支档案理论研究较深、计算机水平较高、知识视野较宽的档案队伍。
2、档案馆功能建设：除满足基本功能外，应大力加强档案学术研究、档案修史编志、宣传教育等服务功能的延伸，逐渐强化档案工作的衍生职能。
第二、档案业务建设方面
1、规范、理顺全校档案资料的管理体系：牵头理顺全校档案资料的体系，把现成未纳入二级分室的集中纳入，并对全校未归档各部门自行管理的资料加强督促，规范和指导，组建全校新的档案工作网络。
2、加强档案行政职能建设，创造好的环境，提高全校师生员工的档案意识，逐步解决诸如归档难和档案意识不强等老问题。
3、改革归档模式，建立重大事件及时归档制度。
4、加强档案的宣传教育，拓宽档案信息资源的接收渠道，进一步丰富馆藏。
四、保障措施：
1、在档案机构设置以及档案工作的硬件建设方面：紧抓学校机遇，加大档案工作的宣传，同时在档案工作中干出业绩，争取领导支持解决。
2、在档案业务建设方面：加强学习和研究为档案系统的实现和一些业务问题提供理论支持
3、在加强档案工作的行政职能方面：通过建立相应的制度和考核机制以及采取公示（网上）去保障档案工作的开展，解决诸如归档难和案卷质量的等一系列问题。
4、在队伍建设方面：一要加强要求，把理论研究纳入工作要求范畴；
二要争取和创造条件，采取自学、培训、送培、引进等多渠道提高队伍的整体素质。