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    XXX公司公文运行管理规定

    来源:雨月范文网 时间:2020-09-20 点击:

     公文运行管理规定

      为加强公司公文运行管理工作,提高公文质量和运行效率,更好地适应公司发展的需要,现对公司公文运行管理中有关问题规定如下:

     一、公文种类 公文种类主要有:

     1、通知。适用于发布公司规章制度,转发上级机关和不相属机关、单位的公文,传达要求下级单位办理和执行的事项或需要周知的事项,调整机构设置,任免工作人员。

     2、通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的公文。

     3、请示。适用于向上级机关请求指示、批准的公文。

     4、报告。适用于向上级组织汇报工作,反映情况,以及答复上级机关询问事项的公文。

     5、决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩下级单位及人员,变更或撤消下级单位不适当决定事项的公文。

     6、批复。适用于答复下级单位请求事项的公文。

     7、意见。适用于对重要事项提出见解和处理办法的公文。

     8、函。适用于无隶属关系的单位之间商洽工作、询问或答复有关问题的公文。

     9、会议纪要。适用于记载会议情况、传达会议议定事项的公文。

     二、公文格式 (一)文件、函件格式

     文件、函件格式可分为眉首、主体、版记三部分。公司内各类文件、函件的格式,包括用纸纸型、幅面尺寸、版心和排版数据、正文各要素字体字号、排布规则等统一如下:

     1、文件、函件眉首(文头)

     指红色反线及以上的要素。包括文头版式、发文单位标识、秘密等级标注、紧急程度标注、发文字号和签发人标注等。

     (1)文头版式。发文单位标认上边缘至版心上边缘距离为35mm。统一用 A4 纸型,成品幅面尺寸为 297mm×210mm;版心尺寸(文字区域高和宽)高 225mm,宽 156mm;页边距(文字区域与各页边的距离)天头(上白边)为 37mm,地脚(下白边)为 35mm,左空 28 mm,右空 26 mm;发文单位标识之下隔 3 行处印一条与版心同宽(156mm)的红色反线;页码为外侧设置,单页码在右双页码在左,距页底边 25mm,用 4 号半角阿拉伯数字标识,数字左右各放 4 号“-”字线,并与数字前后各空半个字符。

     (2)发文单位标识。由单位规范全称后加“文件”2 字组成,如“XXXX 公司文件” ,联合行文,主办单位排列在前;字体为红色小标宋体字,在 14 字(不含“文件”两字)以内时采用“单行式” ,超过 14 字时可采用“折行式” ,不采用“双行式” 。

     (3)份号。一般用 6 位 3 号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第 1 行。所有涉密公文(包括公司商业秘密、国家秘密)均需编制份号发送。

     (4)秘密和保密期限标注。商业秘密统一标注为“商密★”或“商

     密★★”或“商密★★★” ;用 3 号黑体字,顶格标识在版心左上角第1 行。用“★” ,既能以数量多少表示涉密的程度,同时又能兼作密级与保密期限之间的分隔符,采取“★”后加年的方法标注保密期限,如:“商密★★10 年”等;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

     (5)紧急程度标注。上报的紧急公文标注“加急”或“特急”字样;用 3 号黑体字,顶格标注在版心左上角第 1 行,“加急”或“特急”两字间空 1 字。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。。

     (6)文件字号标注。文件字号由文件代字+年份+序号组成,用3号仿宋体字。年份使用阿拉伯数码标全称,并用六角括号“ 〔 〕”括入,不能使用圆括号“ ( )”或方括号“[

     ]” ;字号中不加“字”字,序号前不加“第”字,序号也不编虚位(即 1 不编为 001)。上行文的文件字号在红色反线之上居左空 1 字标注,下行文的文件字号在红色反线之上居中标注。联合行文,只标主办单位发文字号。

     (7)签发人标注。上行文必须标注签发人。用 3 号仿宋体字标注“签发人”3 字,后用全角冒号,签发人姓名用 3 号楷体字,在红色反线之上居右空 1 字标注。

     2、文件、函件主体(内容)

     指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送单位、正文、附件、成文日期、附注等。

     (1)文件标题。文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明公文种类。文件标题在红色反线下空 2 行;用 2 号小标宋体字;1 行或多行居中排列,回行时词意应完整。文件标题

     中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

     (2)主送单位。在文件标题下空 1 行;用 3 号仿宋体字在左侧顶格标注。

     (3)文件正文。在主送单位名称下 1 行,每自然段左空 2字,回行顶格。正文用 3 号仿宋体字,一般每页排 22 行,每行排 28 字,行距为固定值 28 磅。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用 3 号方正黑体字,第二层用 3 号方正楷体字,第三层和第四层用 3 号方正仿宋体字(可加粗处理),均居左前空 2 字排。

     (4)附件。文件如有附件,应在正文下空 1 行,左空 2 字,用 3 号方正仿宋体字标注“附件”两字,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有多个附件,应使用阿拉伯数字编号,序号数后加圆点“.” 。附件正文中的字体字号、行距版式等与正文的要求一致。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

     (5)成文日期。成文日期是公文生效的时间,一般为领导签发的时间,统一使用阿拉伯数字,如:2013 年 10 月 23 日。成文日期页至少应有 1 行正文文字,可通过调整行距或字距解决,不得标注“此页无正文” 。成文日期应右空 4 字,加盖印章应上距正文 1 行之内,采用下套方式,即印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章下边缘与成文日期下边相切,印章上边缘距正文(或附件说明)距离应在 1 行之内(即 10 毫米之内)。

     (6)发文机关署名。无论是第一机关行文,还是联合行文,均需标注发文机关署名。

     (7)附注。上行文必须以附注的形式标注联系人和联系电话。用 3 号方正仿宋体字,在成文日期下 1 行居左空 2 字,用圆括号括入。

     3、文件、函件版记(文尾)

     包括抄送单位、印发部门、印发日期等。版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开,宽度同版心(156mm)。

     (1)抄送单位。抄送单位标注在主题词下 1 行,左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送” ,后标全角冒号;抄送单位之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位名称对齐;在最后一个抄送单位名称后标句号。

     (2)印发部门和印发日期。印发部门标注于抄送单位之下,占 1 行位置,左空一字标识;印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码右空 1 字标识。印发部门和印发日期均用 3 号仿宋体字。

     (3)知悉范围。在公司下行文、函件中标示。

     (二)会议纪要格式

     会议纪要通常由标题、文号、正文、落款三部分构成。

     1、标题。标题有两种情况,一是会议名称加纪要,如《总经理办公会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。使用 2 号小标宋体字,1 行或多行居中排列 2、文号。文号写在标题的正下方,公司总经理办公会议纪要用阿拉伯数字标出,自成序列,流水编号,并用“ ()”括入。各部门会议纪要文号由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,

     并用“ 〔 〕”括入,如〔2020-1〕,按部门自成序列,流水编号。

     3、正文。会议纪要正文使用 3 号仿宋体字,一般每页排 22行,每行排 28 字,行距为固定值 28 磅。由两部分组成。

     (一)会议概况。主要包括会议时间、地点、主持人、参加人员、议题等。

     (二)会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

      4、落款。使用 3 号方正仿宋体字,包括署名和时间两项内容。署名只用于重要会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章;一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。

     (三)工作总结格式

     工作总结由标题、正文、落款、封页纸三部分构成。

     1、标题。工作总结标题用“黑体二号字”加粗。

     2、正文。标题后空一行填写工作总结正文,正文用“仿宋_GB2312 三号字” ,总结中的小标题用“仿宋_GB2312 三号字”加粗,正文行间距设为 1.5 倍行距。

     3、落款。正文后空三行落款,用“仿宋_GB2312 三号字”署上总结人的姓名和成文时间。年月日中的数字统一用小写阿拉伯数字,如“2013 年 10 月 29 日” 。

     4、封页纸。各部门工作总结需统一制作封页,封页式样见“工作总结封页”模板(附件14)。其中“XXXX年X季度工作总结”用“黑

     体一号字”加粗,年份统一用小写拉阿伯数字,“X”季度用大写“一、二、三、四”代替,如“2013 年一季度工作总结” ;部门、姓名以及年月日均采用“仿宋_GB2312 小二号字”加粗,部门后填写部门名称;姓名后填写总结人姓名,年月日中的数字统一用小写阿拉伯数字,如“2008 年 3 月 28 日” 。

     三、公司文件、函件、会议纪要模板 (一)公司文件、函件模板

     1、XXX 公司文件模板(上行文)(见附件 1)。主要用于向上级机关报送“请示”或“报告” 。

     2、XXX 公司文件模板(下行文)(见附件 2)。主要用于向公司所属部门行文。

     3、XXX 公司函件模板(见附件 3)。主要用于以公司或总经理名义对外发送的各种礼仪信函;用于公司答复地方人大代表、政协委员提案;用于公司向地方政府部门请示批准事项及商洽工作;用于公司党政工团组织及各部门、各单位与无隶属关系的单位或组织沟通、联络、商洽工作,征询意见或答复问题等。

     4、XXX 公司呈批件模板(见附件 4)。主要用于各部门向公司领导请示工作、报告工作情况。

     (二)公司各部门文件模板

     XXX 部门文件模板(见附件 5)。主要用于各部门印发职责范围内有关公司业务工作事项的通知。

     (三)会议纪要模板。

     1、公司总经理办公会议纪要模板(见附件 6)。主要用于公司定期召开的公司总经理办公会议议定事项。

     2、公司各部门会议纪要模板(见附件 7)。主要用于各部门组织定期召开的专题会议议定事项。

     四、公司文件、函件、呈批件字号 (一)公司文件、函件字号 1、公司文件发文字号。即:“XX〔XXXX〕X 号” 。其中:“XX”表示公司级文件;“ 〔XXXX〕”表示年份;“X”表示文件序号。公司文件发文字号自成序列,流水编号。

     2、公司函件发文字号。即:“XX 函〔XXXX〕X 号” 。标注方法同公司文件发文字号。公司函件发文字号自成序列,流水编号。

     3、公司呈批件字号。即“XX 呈〔XXXX〕X 号” 。标注方法同公司文件发文字号。

     (二)公司各部门文件、呈批件字号 1、公司各部门文件字号。即:“XX〔XXXX〕X 号” 。其中“XX”表示部门文件字号,根据文件起源部门标注;“ 〔XXXX〕”表示年份;“X”表示文件序号。如财务管理部文件字号为“财务〔2013〕1 号” 。部门文件字号以部门为序列,流水编号。

     2、公司各部门间的业务工作事项报告等综合类文件字号。即:“XX〔XXXX〕X 号” 。其中“XX”表示部门文件字号,根据文件起源部门标注;“ 〔XXXX〕”表示年份;“X”表示文件序号。如企划部给人力行政部报送的业务报告文件字号为“企划综〔2013〕1 号” 。字号以部门为序列,流水编号。此外,其他未涉及的部门文件均可编入此类文件字号。

     3、公司各部门呈批件字号。即“XX 呈〔XXXX〕X 号” 。标注方法同公司部门文件字号,如人力行政部呈批件为“人力行政呈

     〔2013〕1 号” 。各部门报公司领导的呈批件统一由公司人力行政部按序列进行流水编号。

     五、公文办理 凡涉及到公司全局性问题、政策性较强、具有长期指导性的问题,使用公司发文。凡属各部门业务范围的文件,可采用部门文件或会议纪要印发。

     (一)公司公文办理程序如下:

     1 1 、公司发文的办理

     (1)拟稿:根据需要和公司领导指示初步拟定文稿。按照各部门谁主管,谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办。稿件需填写公司发文稿纸(见附件 8),按规定要求拟稿。

     (2)核稿:指对草拟文稿的审核,审核的主要内容是:看是否确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。由主办部门领导初核,在首页纸上签名并签署日期。需要公司领导会签的,由各部门送公司领导会签后,送人力行政部审核,从公文规格、内容上把关。

     (3)签发:将经审核的文稿交公司总经理签字,批准发文。

     (4)编号:由人力行政部统一登记、编号、计算份数等。

     (5)打印:由人力行政部统一打印,拟稿人校对并在页面上签名。

     (6)盖章:由人力行政部加盖公司公章。

     (7)分发:由人力行政部统一分发,原稿与正文 1 份(原件)存档。人力行政部发文人员要在发文表上编制发文编号,登

     记公文名称、发文日期、发放人、发放部门等。对内发放文件须由各部门相关人员签收;公司级文件发放时只发到各相关部门,各部门内部的传达由各部门自行管理,各部门收到文件后要签字确认。

     2 2 、各部门发文的办理

     (1)拟稿:根据需要,由各部门安排人员拟稿,按公司公文规定要求拟稿,并填写部门发文稿纸(见附件 9),做好发文登记。

     (2)核稿:由发文部门文件管理人员和领导核稿,报人力行政部从公文格式上把关。

     (3)签发:经审核的文稿,由部门领导批准签发。

     (4)编号:由发文部门统一登记、编号、计算份数等。

     (5)打印:由发文部门文件管理人员统一打印。

     (6)盖章:由发文部门加盖部门印章。

     (7)分发:由发文部门统一分发,并做好登记。原稿与正文 1 份(原件)由发文部门文件管理人员归档保存备查。

     3 3 、收文的处理

     (1)拆封:当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的,由人力行政部拆封;署名有关部门的,由相关部门拆封。

     (2)登记:凡明确是公司收文的,不论以何种形式收到,都统一由人力行政部登记、编号。

     (3)拟办:人力行政部根据公文内容、性质提出拟办意见。由人力行政部领导在《文件阅办单》(见附件 10)上签出审批意见。

     (4)呈阅、呈批:根据拟办意见,由人力行政部呈送公司领导批示或分送有关部门办理。文件传阅时,原文件附《文件批阅单》交由相关部门阅看,阅看人员签字确认。

     (5)交办:根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文,应提出办理时限,由人力行政部加强督促催办。

     (6)办结:经办理的文件要注明办理结果和日期,由人力行政部及时归档。

     (二)公司呈批件办理程序如下:

     1 1 、公司呈批件。主要指向上级公司领导请示工作的报告。

     (1)拟稿:由各业务部门负责拟稿,填写上级公司《呈批件》首页纸(见附件 11)。

     (2)核稿:由各业务部门领导核稿,并报人力行政部审核公文格式。

     (3)签发:公司行政文件由总经理签发;党务文件由党总支书记签发。

     (4)盖章:由人力行政部加盖公司或党总支印章。

     (5)报送:签发后的《呈批件》,由各业务部门报送上级公司相关领导或业务部门,并督促办理。

     (6)归档:人力行政部将签发后的《呈批件》复印件做好登记,并归档保存。

     2 2 、各部门呈批件。主要指各部门报送公司领导批示的内部报告。

     (1)拟稿:由各业务部门根据公司呈批件模板(见附件 4)要求拟稿。

     (2)核稿:由各业务部门领导核稿,并报人力行政部审核公文格式。

     (3)签字:各部门经办人和部门领导在呈批件首页纸上签字。

     (4)盖章:各业务部门加盖部门印章。

     (5)批示:由各部门将审核后的呈批件报公司领导批示。

     (6)归档:批示后的呈批件原件交人力行政部登记、编号,并归档保存,复印件报相关部门执行。

     (三)会议纪要办理程序如下:

     (1)拟稿:由会议组织部门根据公司会议纪要模板(见附件 6、附件 7)要求拟稿,并填写会议纪要签发单(见附件 12)。

     (2)核稿:由会议组织部门领导核稿,并报人力行政部审核公文格式。

     (3)签发:公司级会议由公司主管领导签发,部门级会议纪要由部门领导签发。

     (4)编号:由会议组织部门统一登记、编号、计算份数等。

     (5)打印:由会议组织部门文件管理人员统一打印。

     (6)盖章:由会议组织部门加盖印章。

     (7)分发:由会议组织部门统一分发,并做好登记。原稿与正文 1 份(原件)由会议组织部门文件管理人员归档保存。公司级会议纪要同时报人力行政部归档保存。

     七、上报公文 (一)上报公文的要求 1、上报公文必须做到相关要素齐全,字体、字号规范。各

     部门计算机字库中若无公司公文格式中规定的字体,可先在网上下载安装。凡各部门未按规定报送的公文,将退回报文部门,由其按规定重新报送。

     2、公司所有内部文件都必须按照公司公文规范行文、编号、审核并归档保存。各部门应指定专人负责本部门公文的管理和保存工作,并建立本部门的公文管理台帐,并于年终统一整理、归档,以备查阅。

     3、公司提倡节约,除封页外,其它页面必须采用双面打印。

     (二)上报公文应注意的问题 1、“请示”要一文一事。一件“请示”只反映一个主旨,并做到陈述请示的理由充分,说明请示事项的迫切性、重要性和必要性。同时,请示的事项应具体明确,并提出本单位的意见,表明对所请示事项的倾向性,供批复时参考。

     2、“报告”中不应夹带请示事项。“请示”和“报告”是两个不同的文种,“请示”是作为办件来处理的,必须给予批复;而“报告”是作为阅件来处理的,一般只是阅而不答复。

     3、结束语不得随意乱用。“请示”的结束语一般采用“妥否,请批示。” “否”后不用“?” ,“示”后不用“!” 。“报告”的结束语一般采用“特此报告。”而不使用“特此报告,请批示” 。

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