公司管理文件 行政管理类文件管理规范
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件：5 主题词：行政管理文件文件类别：跨部门 部门内
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文件变更记录 更改日期 版本 变更 更改原因 责任人
文件分发清单 分发部门/人 数量 签收人 签收日期 分发部门/人 数量 签收人 签收日期
第 1 页 1. 目的 根据公司受控文件管理办法和分类文件归口管理的原则，制定公司行政管理类文件管理规范，细化和落实的行政管理类文件管理办法。
2. 范围 根据公司《文件分类编号管理规定》，行政管理类文件指公司管理制度文件,包含:人力资源类文件、行政类文件、财务类文件、经营管理类文件等重点受控文件。
3. 定义 3.1. 行政管理类文件的管理原则 本行政管理类文件管理办法是在公司《文件和资料控制程序》纲领性指导下统一的细化办法，对所有行政管理类文件具有规范指导性作用。本规定没有涉及的内容，按公司相关规定执行。
3.2. 行政管理类文件的特征属性 3.2.1. 文件的命名、编号和版本号 参见公司《文件分类编号管理规范》。
3.2.2. 保密等级 参见公司《技术文件和资料管理细则》。
4. 职责 行政管理类文件的管理组织为人力资源部，负责行政管理类文件的日常管理执行工作。
a)负责根据文件分类、编码规则对受控文件进行编号，并设立管理台账。
b)负责公司级行政管理类文件的接受、发布、归档、保存、作废等工作。
5. 工作程序 5.1. 文件编写 5.1.1. 根据实际需要，文件编制人在工作过程中进行文件编制，逐级审核和批准。
5.1.2. 编写文件时，应根据公司规定，有专用模板的文件必须按照专用模板编写，没有专用模板可使用时，使用公用模板编写。
5.2. 文件审核和批准 5.2.1. 行政管理类文件须由文件编写部门总监以上人员审核。需要向拟发行对象征询意见时，文件编写部门填写《文件发布评审表》并交由相关部门评审。
5.2.2. 行政管理类文件必须经公司总经理批准，方可发布。
5.3. 文件接受和归档 5.3.1. 内部受控文件的接受和归档由文件管理部门指定的专人负责。对于电子文件，接受后储存在规定的公司文件服务器目录下。对于纸质文件，必须是经过逐级审核和批准的原件，文件接受的同时进行签收登记。文件接受后在文件上加盖蓝色“RECEIVE”印章后存档，文件进入受控状态。
5.3.2. 所有国际、国家标准、行政法规等外来文件由使用部门自行接受和保存，该类文件不再加盖任何受控印章。
第 2 页 5.4. 文件发布 5.4.1. 经批准的行政管理类受控文件统一由指定的文件管理部门进行发布，目前文件管理部门指人力资源部。
5.4.2. 文件发布分电子文件发布和纸质文件发布两种方式。对于电子文件，按指定发放范围发布并将文件及时储存至规定的公司服务器目录下。对于纸质文件，需将盖有蓝色“RECEIVE”印章的归档文件复印后加盖红色“RELEASE”章，发布至指定使用部门，使用部门应予以妥善保存。
5.4.3. 文件管理部门在完成文件发布后，应及时填写《文件发布清单》。
5.5. 文件借用 5.5.1. 一般情况下，凡有发布至该部门的文件，不再提供借用服务。
5.5.2. 对于受控文件，文件借用人需填写《文件申请单》，经借用部门最高主管批准后方可借用文件。
5.5.3. 对于具有绝密级或借给公司外部人员，必须经管理者代表同意后方可借用。
5.5.4. 借用者应妥善保管所借文件，确保所借文件完整、完好，并在指定日期归还文件。如不能按期归还，应向发布部门说明原因，并办理续借手续，到期不还且未有说明原因或因保管不善导致所借文件丢失的，文件管理部门有权报请上级主管部门采取一定处罚措施。
5.6. 文件变更 5.6.1. 所有受控文件，在有任何变更时必须及时进行修订和发布，同时由文件管理部门回收已发布的旧版纸质文件，以确保有效文件的唯一性。
5.6.2. 文件的变更在无特殊原因（如离职、换岗等）的情况下，应尽量由原文件编写人修改。
5.6.3. 文件变更的批准应由原文件审批人进行，当原审批人不在原岗位时可由接替其岗位的人员审批。
5.6.4. 文件的变更需换版的情况 a)文件经过多次更改，或已作大幅度修改 b)内部组织机构发生重大变化时 c)文件的变更是在内部质量审核或管理评审后进行 5.7. 文件保存 5.7.1. 文件可以是电子档，也可以是纸质档。对于电子文件，可以保存在公司文件服务器或业务工作平台上，也可以刻录光盘保存，但保存位置和形式必须标识明确；对于纸质件，所有原件由文件管理部门统一保存，发布至相关部门的纸质件由各部门自行保存。
5.7.2. 所有受控文件应妥善保管，确保其不受损（包括少页、缺页、脏污、破损、丢失等）。
5.7.3. 文件保存期
第 3 页 5.7.4. 内部受控文件在没有变更之前应持续保存。变更后的新版本原件由文件管理部门持续保存；变更后的旧版文件原件由文件管理部门登记作废、加盖作废印章并持续保留，已发放给使用部门的复印件由文件管理部门回收销毁。
5.7.5. 所有国际、国家标准、行政法规等外来文件由使用部门持续保留。
5.8. 文件作废 5.8.1. 由于客观情况发生变化，文件已不适用，须填写《文件申请单》，由文件发布审核者批准，最后交给文件管理部门作废旧处理。必要时，可由文件管理部门予以通知。
5.8.2. 文件管理部门在《文件作废登记表》中登记文件作废日期，在作废文件原件和从各使用部门回收的复印件上加盖“NULLIFY”（无效）印章，原件予以保留以备查阅，回收的复印件立即销毁，防止作废文件的非预期使用。
5.9. 补充说明 5.9.1. 规范的审批修订 按公司《文件和资料控制程序》的规定执行 6. 参考文件 6.1. 《文件和资料控制程序》 6.2. 《文件分类编号管理规范》 7. 附件
引用《文件和资料控制程序》中附件 7.1. 《文件发布评审表》 7.2. 《文件发布清单》 7.3. 《文件申请单》 7.4. 《文件作废登记表》