根据市委市政府关于改进会风文风、精简文件，提高行政效率的文件精神，特制定如下实施意见。
一、明确办会要求
1、制定会议计划
各部门召开的全区性会议原则上一年只开一次。由各部门于每年5月、11月前上报会议计划，经区委区政府办公室审核，报区领导批准后，于6月、12月底下达会议计划。被列入计划的会议由区委区政府办公室进行整合和统筹安排。确实需要召开的各类年度工作会、总结会、表彰会原则上合并召开。
2、提高会议效率
提请区委常委会、区政府常务会审议的议题，由分管领导先行审核协调，并由议题负责单位于会前3天送交区委区政府办公室。凡未与相关部门充分协调取得一致意见的，一律不上会。一个议题只上一次同类型的会。会议以决策拍板为主，不做过多的讨论和论证。
工作会议不得攀比规格和排场，不能以主要领导是否出席作为衡量会议是否重要的依据。传达上级精神原则上只下发书面材料，重点结合实际提出贯彻落实措施。
除区委全会、区政府全会外，以区委、区政府名义召开的会议，一般不超过1.5小时；各部门召开的会议，一般不超过1小时。
3、压缩会议规模
严格执行周三“无会日”制度。周一、周二原则上不召开有区各单位主要负责同志参加的会议。
严格限定出席会议人员的范围、人数。
4、简化会议议程
区内会议不介绍出席的区领导职务。凡区委区政府分管领导根据职责分工可以自行处理的，不提请区主要领导协调或会议审议。
按照“谁分管、谁出席、谁讲话”的原则，部门性工作会议不安排区主要领导出席，只由区分管领导出席并讲话。
5、控制讲话时间
领导讲话篇幅原则上实行“1－5－10”制，即除区委区政府重大活动以外，礼仪性讲话控制在1页纸以内，部门工作会议讲话控制在5页纸以内，以区委区政府名义召开的大型会议控制在10页纸以内。部门代表发言不超过5分钟。一般性会议不安排两位以上领导作内容重复的讲话。提倡即席讲话和站立讲话。
6、会议材料起草
区委全会、区政府全会和区委常委会的领导讲话、纪要等会议材料由主办部门负责起草。
部门工作会议的区领导讲话材料由各牵头部门负责起草，其中主要领导讲话须由分管区领导审核后提前4天送区委区政府办公室审核。
会后区主要领导的讲话由主办部门负责录音整理然后报区委区政府办公室审核发文。
7、创新办会形式
会议尽可能采取幻灯片配合发言，会后材料尽可能在内网上发布。
充分利用覆盖全区的应急指挥系统以及内部局域网络，探索和推广电视电话和视频会议的形式。
各类揭牌剪彩仪式尽量使用电子化方式。
8、会议宣传报道
宣传报道全区性重要会议，主要突出会议精神，突出集体领导，对领导个人的报道保持严谨、适度、得体。
除党代会、人代会、政协会和全区性大会需要进行全面报道外，其他会议一般只发消息性报道。
会议材料由区委宣传部把关统一对外发布。
部门工作会议和区领导主持的调研会、协调会，不作宣传报道。
二、规范办文程序
9、公文草拟程序
需要就专项工作以区委、区政府，区委区政府办公室名义发文的，由提出发文的部门负责草拟公文，由部门主要负责人签署意见、报分管区领导同意后，送区委区政府办公室。公文涉及多个部门工作的，由主办单位送相关部门会签。
就全区综合性工作以区委、区政府，区委区政府办公室名义发文的，由区委区政府办公室或指定的部门负责草拟公文。
10、公文审核、签发
区委区政府办公室负责对相关部门草拟的以区委、区政府，区委区政府办公室名义发文的公文进行审核，经审核无误后，方可按有关程序报有关区领导签发。
11、加快公文运转
转请承办单位提出意见的公文，急件应在两个工作日内反馈，普通件应在4个工作日内反馈。个别涉及复杂问题难以按上述期限反馈意见的公文，承办单位应在反馈期限内说明情况，由来文单位酌情给予一次性适当延期。
12、减少发文数量
对上级文件中相关政策已经明确、能按照上级文件执行的，不重复行文，不转发。普发性公文，除主办和相关发纸性文件单位外，在区协同办公系统上发布。已成立相应工作机构的，除涉及总体性决策性的会议纪要以区委区政府办名义印发外，其他工作过程中的会议纪要一律以工作机构或牵头单位名义印发。区领导就分管工作开展的调研、召开的会议，由分管的部门自行编发会议纪要。
13、控制文件篇幅
各部门、各单位向区委报文时，要对文件篇幅严格把关。拟以区委和区委区政府形式发布的重大决策性文件一般不超过3000字，其他文件一般不超过2000字，以区委区政府名义报上级的报告一般控制在3000字以内，调研报告一般控制在4000字以内。
14、上行文办理单位
以单位、部门名义报送区委、区政府的公文，统一由区委区政府办公室办文科受理，不得以单位、部门名义直接给区领导报送公文。除区领导直接交办的或紧急重大事项外，对越级报送或多头主送的公文，区委区政府办公室不予受理。
15、上行文办理程序
区政府各部门报送区政府的请示性公文（除计划、立项、经费事项外），涉及其他部门业务的由主办部门征求相关部门的意见。
非区一级财政预算单位的上行文需经分管（联系）单位审核并以其名义报送区委、区政府。
凡涉及职能调整、机构、编制和领导职数等内容的文件统一送区编办办理。
16、公文发文单位
凡活动、迎检、专项行动等方案一般不以区委、区政府或区委区政府办公室的名义发文。
凡已成立相应工作机构的，以该机构名义发文，没有成立工作机构的，以主办单位或牵头单位名义发文。
17、公文的规范性
报送区政府审议的规范性文件须先经区政府法制机构进行合法性审查。对报送区政府的公文，凡内容、形式、程序不符合公文要求的，区政府办公室根据规定一律不予受理。
18、精简刊物简报
日常性工作一般不发工作简报，未经区委区政府办公室审核批准注册内部刊号的，不得擅发内部刊物或工作简报。确需反映工作信息的，通过《福田信息》刊发。已形成工作经验或调研成果的，通过《福田调研》刊发。
三、规范办事规则
19、政务活动申报
各单位需邀请区领导出席的公务活动，必须经请示分管区领导同意后，于上一个星期的周四之前，在区协同办公系统网上填写《区领导政务活动预安排申报表》，上报区委区政府办公室秘书科。
各单位和部门召开工作会议和其他公务活动，如需请区主要领导参加的，应通过区委区政府办公室统一安排，不得直接向区领导发出邀请。
20、活动通知发放
经审核批准的公务活动，由主承办单位负责拟写公务活动通知，经本单位主要负责人审核后，于活动2个工作日前通过区协同办公系统网传送给区委区政府办公室秘书科，经区领导同意后发至各有关单位；主承办单位负责落实参加领导和人员并做好其他活动准备工作。
21、政务活动组织
政务活动由主承办单位负责做好现场组织工作，并根据需要做好记录、录音及其他后勤保障工作。
22、规范请示程序
各单位请示事项应遵循“逐级进行”原则，需向区主要领导请示有关事项的，应先向分管区领导汇报并取得同意，如无特殊和突发性情况，一般不得越级请示。
23、工作情况汇报
一般性的专项工作情况，均向分管区领导汇报。
重要工作情况或成果、经验，经分管区领导认为有必要以会议形式向区主要领导汇报的，应提前2个工作日上报区委区政府办公室统筹安排。
区主要领导直接交办的工作任务，应说明情况并于汇报前一个工作日上报区委区政府办公室安排。
24、调研组织安排
需区领导参加的工作调研及检查，由区委区政府办公室秘书科收集汇总并统筹安排，经有关领导审定批准后通知有关单位做好准备（包括时间地点、材料准备、现场安排、后勤保障等，若以会议形式进行的则按办会规则办理）。
25、简化调研程序
一般性的专项工作检查和调研，原则上只安排分管区领导参加，不要求受检单位领导全部出席和在门口迎接，可由单位分管负责人陪同并做工作汇报，发言一般不超过10分钟；现场或会场不加摆花卉及水果，调研结束后不安排用餐。
26、迎检前期准备
接到上级部门有关检查通知后，由区委区政府办公室秘书科通知有关单位做好准备（内容同24条）。
27、陪同人员及材料准备
单项工作上级检查一般由分管区领导及受检单位负责人陪同，分管区领导做工作汇报，受检单位负责草拟汇报发言并做好实地检查准备。
重要工作检查或有市委、市政府主要领导参加的检查，由区主要领导及分管区领导、有关单位负责人陪同，区主要领导的汇报发言由受检有关单位草拟并提前一周报区委区政府办公室审核。
28、接待来访单位
外地友好来访，由区委区政府办公室根据来访单位及目的确定并通知接待单位。接待单位收到通知后应做好接待准备并派熟悉业务的同志参加接待工作。
29、领导出席接待
来访单位实地考察及参观一般不安排区主要领导陪同，接待来访单位的公务宴请，经审批可由分管该项业务的区领导参加。重要公务宴请需邀请区主要领导参加的，应提前两个工作日上报区委区政府办公室安排。
30、加强督促检查
承办单位在公文反馈时限、会议议定事项落实时限到期未反馈的，由发文单位或会议组织单位催办，要求在两个工作日内回复。两次催办仍未回复且无正当理由的，移交区政府督查室督办；两次督办未按要求回复的，移送区监察局问责。
由区监察局对区委区政府各部门每年的公文、会议的情况，以及公文和会议交办事项按时完成的情况进行监察，并作为考察各部门行政效能的依据之一。对因不负责任、效率低下、工作不落实等造成严重后果的，追究相关单位和人员的责任。