对企业档案服务职能创新的认识
[摘要] 创新的概念：“创新”作为社会经济发展的一个中心概念，是二十世纪三十年代美国经济学家、诺贝尔经济奖得主熊彼特首创的。创新是指在约束条件下寻找成本最小化、利润最大化的技术、方法和制度安排。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。我国在社会主义市场经济和现代化企业制度的不断发展和完善中，新事物的产生推动着制度创新、科技创新、文化创新，以及其他各方面的创新。
档案服务职能：档案服务包括档案部门为利用者提供的直接服务，同时也包括为基层档案工作的发展所提供的大量服务工作。服务职能是管理部门开展服务活动的组织形式、动作方式和实现途径。随着经济、政治、文化体制改革的逐步深化，档案服务职能创新已成为档案部门探索改革与发展的热点问题。
[关键词] 企业档案 服务职能 创新
随着数字化时代的到来，社会信息化渗透在生活的各个方面，企业档案工作必须适应企业的发展，更新服务观念、拓展服务领域、改革服务方式，以创新的精神做好企业档案工作。国家档案局毛福民局长在全国档案工作服务机制创新座谈会上的讲话指出：为各部门工作服务是档案工作服务机制创新的重要方面，其重点应体现在建立新领域的档案工作上，体现在档案工作管理体制与服务方式的创新上，体现在为企事业单位档案业务的服务上。
时代的进步，社会的发展，传统的档案服务方式手工和半自动管理时代形成的服务方式已不能完全适应数字化档案的特点。如何适应社会信息化进程的需要,切实改革档案信息服务方式,使之更好地为企业的经济建设和精神文明建设服务,满足对档案信息日益增长的需求,已成为档案信息部门的重要任务。档案服务职能创新是基于两种要求：
一是档案工作服务职能创新是档案发展的客观要求。服务是档案工作的本性，做好服务工作始终是档案部门努力的方向。档案部门除了提供传统的实体档案利用外，还会涉及到需要提炼加工的档案信息服务，需要对档案原件进行深层次的开发，高层次地提供利用，尤其是信息提供方面，过去由于体制的局限，档案部门为企业提供信息和咨询服务方面的工作做得很不够。随着商品经济发展和市场经济体制的确立，在技术和信息交流等活动中，各种有价值的档案信息也随之进入技术市场，受到利用者的普遍欢迎。这样的形势要求档案部门更要充分发挥自身的人才优势、技术优势，充分利用所保管的知识产权档案信息资源，创新各种服务方式，开辟新的服务途径。
二是档案工作服务职能创新是社会信息化建设的必然要求。传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字环境下,利用者得到的档案信息是多种多样的,包括文字、声音、图形、图像及数字视频等各种多媒体档案信息，在数字环境下,磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。电子文件归档、档案信息库建设、电子档案的接收等信息化建设必将对档案工作产生深刻的影响，原有的档案工作服务方式、服务内容已不能满足信息化条件下方方面面的需求，我们必须加快档案工作服务职能的创新。
创新首先要抓住事物的本质特点，当今我们正处于知识爆炸的时代，信息量的不断加大，信息形式的层出不穷。档案在其社会发展进程中，从形成方式、形成形式、保存利用等方面呈现出新的特点：
1．档案载体类型多样化
传统的档案形式是以单一的纸质形式提供利用的。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样,利用者使用档案信息时更加方便和快捷,只需对档案信息进行简单处理即可直接使用,从而加快了档案信息的传播速度。
2．档案内容及形式多样化
传统档案一般只能提供文字类信息。在数字环境下,档案的存在形式是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频等各种多媒体档案信息。数字档案的出现可以更真实、原始的记录历史的状态，更真实的还原历史，为利用者提供直观的服务。
3．档案服务多样化
在纸质时代，用户要查阅档案只能到档案馆（室）进行查阅，在数字环境下，各档案馆将档案信息送到网络上，利用者面对的是一种档案信息资源环境，所有的档案形成一个大的虚拟档案馆，档案利用者可以超越时间、空间的限制在任何时间、任何地点利用计算机甚至随身携带的上网工具通过网络方便地得到各种档案信息。
4．档案利用多样化
纸质档案的利用仅局限在文字上，利用方式相对单一，在数字环境下，可以借助计算机对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种查询，利用者查阅档案，一个检索要求可以将所有相关文件一次检索出来，大大提高了查全率；另外，网络还能够提供强有力的技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，从而更好地利用档案信息资源。
5．档案馆藏多量化
数字档案馆是一种虚拟的档案馆,资源共享是数字化档案馆的重要特征。数字化档案馆可以通过网络互联和资源共享来构建虚拟档案信息资源，每个数字化档案馆都是档案信息资源网络的提供者。从客观上说,数字化档案馆的馆藏可以无限量扩大，众多档案馆的互联将构成一个信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网。
在分析了档案在其发展进程中所表现出的特点，可以为档案部门从实际出发，紧紧围绕服务这个主题，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，不断创新。
一、改革立卷制度，创建现代化服务手段。
1．适应现代化管理要求改革立卷制度。2003年，齐鲁石化公司与各二级单位之间开始全面推行办公自动化管理系统，使文件处理和档案管理成为一个连续的自动过程。但是，由于电子文档在形成、运行的过程中，在信息的组织方式、构成形式、信息承载方式和信息利用方式等方面，与纸质文件具有很大的差异性，原有的纸质文件按“卷”管理模式就不能满足电子文件的归档要求。2003年，齐鲁石化公司档案系统将档案立卷制度相应的变“案卷级管理”为“文件级管理”，给我们带来了全新的管理理念。在办公自动化系统中，对公文的运转进行了明确严格的规定，发文运转步骤包括网上拟稿、审核、会签、核稿、签发、打印、电子文件逻辑归档，收文运转步骤包括邮件接收，网上拟办、传阅、承办、电子文件实时逻辑归档，在这个管理系统内，只要是文件产生过程完毕，档案的归档工作也就完成了。利用者可以使用网络随时查看档案信息，操作更加方便和快捷,加快了档案信息的传播时间和速度。
2．建立资源共享的虚拟档案馆。随着企业内部局域网的建立，档案部门将充分利用企业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网传输数据和信息，使档案管理服务系统联上企业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。齐鲁石化公司从2003年开始建立数字档案馆系统，实现了企业内部40余个部室及二级单位档案馆（室）的互联，公司企业内网上所有计算机终端用户可查询档案信息资源，构成了一体化的虚拟档案馆系统，数字档案馆系统对公司办公自动化系统开通以前各业务部门形成的文件材料进行了收集灌入，转存并上网发布部分CAD电子工程图纸，建起了60万余条目录信息的档案目录数据库，为齐鲁石化的生产和信息利用提供了平台。
3．档案工作者要以网站为基础，开展在线服务。要加大档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：档案部门可以提供数据库查询、在网页上通过汇编相应的专题、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，提供查询和资信服务。
二、优化馆藏结构，服务生产建设。
1．当前，馆藏档案中普遍存在“三多三少”现象，即政策性文件和政治性材料多，会议记录、总结报告多，一般性政务工作的材料多，而单位的业务类活动档案材料少，反映经济工作、生产生活的档案材料少，专业档案、科技档案材料少，已严重影响档案信息资源的开发和利用。由于馆藏档案内容结构的相对单一，给经济、科技等领域中的信息提供就减少。因此，改变传统的档案意识和档案观念，树立大档案、大信息、大服务意识，重视馆藏档案的优化，便成为强化和提高档案信息资源建设，进一步转变观念，收集档案，除应加强归档与接收规定及传统渠道外，要把建档工作向经济建设一线延伸，把各种载体和各种形式的有保存价值的文件材料都收集齐全，及时归档。要增加非主渠道信息的开发，在收集方式上，也要实行接受收集与主动收集相结合。要主动介入重大活动，跟踪收集档案资料，同时，要采取得力措施依法征收已形成的档案和过去流散在个人手中的珍贵的档案。
2．强化档案基础工作。档案基础工作是做好档案服务工作的根本。我们要以与时俱进的精神，认真分析档案基础工作的现状，努力加强薄弱环节，下决心、花气力，扎扎实实地做好基础工作，保证档案收集的准确率和完整率。要加大对档案事业的投入，要不断更新档案技术设备和其他服务设施，加强档案现代化装备，使服务技术更加先进，服务手段更加现代化。
3．深层次开发档案信息，拓展服务领域。档案部门除了提供传统的实体档案利用外，还会涉及到需要提炼加工的档案信息服务，需要对档案原件进行深层次的开发，高层次地提供利用。随着企业科技改造和科技活动的增多，记载产品和设备的科技档案需求越来越大，档案部门为企业提供信息和咨询服务方面的工作做得很不够。这样的形势要求档案部门充分利用所保管的专项科技档案信息资源，进行分析研究，提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性，如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术成果；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务等。
三、人才机制的创新，提高档案服务水平。
处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，而是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，而是档案信息的聚集中心、交流中心和利用中心。在档案工作不断深入发展过程中培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案管理人才，以应对新技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，实现档案事业的持续发展。
1．职业素质是指档案人员要有坚定的职业信仰和职业道德。档案人员要用科学的理论武装自己，有明确的政治方向，坚定不移地贯彻执行党的基本路线、方针、政策，档案职业特性决定了档案人员要有坚定的职业信仰和强烈的事业心，认真履行自己的职责，遵守职业道德，自觉维护档案的真实与安全， 对历史负责，对社会负责。
2．业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。档案人员不仅要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题的能力。
3．信息意识就是指档案人员应具备与时代步伐相一致的信息观念。现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度提高辩别水平和处理能力，档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，努力学习现代化设备的实践技术比如计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等促进档案工作的发展跟上时代节拍。增强开发档案信息资源的意识满足企业各方面对档案信息日益增长的需求。档案人员应开发档案信息并主动与企业的生产建设相联系。使企业档案信息在生产建设中找准位置发挥其作用。
服务是档案工作永恒的主题，居于档案工作的首要地位。创新企业档案工作服务是企业档案部门为提升企业自身形象，推进企业改革与发展的重要任务。在企业档案服务工作中，要以企业科技生产活动的实践作为出发点，以进一步夯实档案基础工作为前提，在档案人员的努力下，才能不断激发出企业档案工作更旺盛的生机和活力，为企业的生产建设做出贡献。