新时期高职院校行政秘书工作状况初探
一、新时期高职院校行政秘书岗位职责分析
作为一名高职院校的行政秘书，首先要明确自己应该做什么，才能对所做的工作进行把握并做好。高职院校的行政秘书的工作职责主要有，一是文字工作。学校对内对外的文稿的拟定，包括年度的工作计划、工作总结、申请报告以及通知文件等。并对其进行审校、打印与发布，会议内容的记录与整理等。二是档案管理工作，主要是对各类信息、资料以及外来的文函进行归档保管等，对员工的档案进行登记、审核以及保管。三是工作的沟通与协调，负责行政管理层与师生员工的联系，学校各职能部门的联系，院系内各部门间合作的协调，并承担院系的接待、公关以及外联等事务。四是人力资源工作的管理，包括考勤考核、评定职称以及福利事务等，根据院系行政管理层的相关要求，协助院系行政组织编制组织架构，以怨报德人才招聘以及员工的培训等。五是日常行政工作的管理，协助并督促各项工作计划的完成，制度的实施落地，办公用品的采买与保管，固定资产的管理以及办公设备的维修与维护等，除此之外，还有会议安排与筹备，得到院系行政管理层的授权后，对有关文件资料进行审核并签署意见等。六是临时性工作以及突发性工作的处理，处理后及时向院系行政领导汇报。
二、当前高职院校行政秘书工作现状分析
根据行政秘书在工作中具有的特点，并结合地方高职行政秘书的实际情况，对二级学院的秘书工作中易出现的问题汇总如下三个方面：首先，工作任务较多并且繁琐。二级学院的行政秘书在工作中具有较多的头绪，工作的范围涉及面也较广，每天都有很多工作需要做，不但有各类文件的登记与传阅需要登记完成，各种会议的通知及各种来电来访需要接待与处理，另外，还要做好领导交办的临时性的工作。与此同时，需要与不同的老师和学生接触，对他们提出的问题要及时的处理。在实际的工作中有很多工作内容都不在行政秘书的岗位职责范围内。所以，行政秘书每天都在忙，每个月都在忙，但是，到年终总结的时候还是忙的没有头绪，没有成绩。其次，工作得不到足够的重视。二级学院的行政秘书的工作是非常繁忙的，给人的感觉就像在打仗，一件事连着一件事，经常是几件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在领导的眼里都是理所当然的，而且，在年终的绩效考核的时候，行政秘书很少有人是优秀者。不管是学生还是老师，都要服务于他们，若服务做不好，就会有人投诉，所以，行政秘书不但不被重视，而且还没有什么回报。付出与回报无法形成正比，使得有些行政秘书心生抱怨。觉得不管干成什么样，都是一样的，心理容易产生消极，心情郁闷，工作起来没有积极性。最后，没有太多的晋升的机会。二级学院的行政秘书中有很多人并不是学秘书专业，有很多是引进的人才的子弟或是家属，从事行政事务通常不会得到高级的职称，评到中级职称就算是到头了。在实际工作中，高职二级学院的行政秘书得不到重视与关爱，不具备专业知识的培训与交流，也没有明确的职业规划，对未来也很渺茫。因此，就会使得行政秘书思想方面不稳定，没有积极的态度，对工作缺乏激情，对于相关的知识不能深入的研究学习。
三、新时期高职院校行政秘书工作完善性策略分析
首先，把角色定位明确下来，把秘书的岗位价值体现出来。角色的合理定位是把院系行政秘书的工作做好的关键，行政秘书必须做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，开展起工作才会更加积极与主观。行政秘书对于职责的分工要有充分的了解，在院系的行政管理层中，行政秘书是主要的参谋与助手，并且，还是院系行政管理层与师生关系的纽带，起着非常重要的作用。所以，院系行政秘书在做办公室的工作的时候，不管是收发文件，会议筹备，协调办事，还是出谋划策，都要有服务意识，否则，不但会给工作的效率带来很大的影响，还会影响到老师与学生的心理，起不到良好的窗口表现的作用。其次，把特点认清，把服务的质量水平提高上来。行政秘书的工作具有非常显著的特点，那就是繁琐性、服务性与重复性。服务性也就是说秘书工作具有服务领导的性质。繁琐性就是工作具有非常多的头绪，涉及的面也较广，辛苦且非常零碎，不但费时间还费事。重复性就是指秘书的工作每天都会重复同样的工作，反复办理的事较多。所以，不但要注重特点，还要使工作的质量水平得到不断的提高。最后，把工作的意识强化起来，把工作的执行能力提高起来。一是把政治意识强化起来，在院系的办公室中行政秘书是一个较为特殊的岗位，在平日的工作中，行政秘书会代领导办事，对文件的上传下达，对内部事务的处理，以及各方面关系的协调，这就要求行政履书必须具有正常强的政治意识。因此，行政秘书一定要把自身的政治素养与理论水平提升起来，二是把服务意识强化起来。人才培养是高校中最为核心的职能，所以，行政秘书要把院系以及学校的整体利益放在中心，把服务育人的思想牢固的树立起来，全心全意做好行政管理工作。
四、结语
总而言之，我们国家的高职院校在不断的深化改革，对高职二级学院的行政秘书也提出越来越高的要求。所以，行政秘书必须从思想观念上进行转变，把角色定位明确下来，树立起服务的意识，对自己的综合素质以及能力不断的加强培养，平时多读书，多积累知识，虚心的学习，工作中要用心，从多角度、多方面来强化自己，不断培养自己工作的意识，提升自己工作的能力。与此同时，还要保持乐观开朗、积极向上的心理，保持刻苦的学习，锐意创新的工作态度，在工作中要踏踏实实，同时，还要与时俱进，为学校的健康发展贡献自己的力量，为学校的快速发展贡献自己的智慧。
