【公基常识】公文基础知识 1. 公文的概念
公文是公务文书的简称，指在公务活动中按一定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文有广义与狭义之分。广义的公文，范围包括法定公文、专用公文和事务文书;狭义的公文，仅指法定公文和专用公文。
法定公文又称通用公文，是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的，具有法定效力和规范体式的公文。
专用公文，是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。
事务文书又称业务文书或日用文书，是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称，如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。
2. 公文的特点
公文作为一种特定的文书材料，具有特定的功能，因而也就具有自己的特点。公文的主要特点可以归纳为三个方面，即法定作者、法定效力和特定体式。
(1)法定作者
法定作者，就是指依法成立并能以自己的名义行使权力、承担义务的组织或个人。各级党政机关、社会团体和企事业单位，凡是依法建立并合法存在的，均可依据自己的职能和权限范围制发文件，它们都是公文的法定作者。
公文大多是以机关的名义制发的，但有时也以领导人名义制发，如命令、议案等文种，都在文件上签署个人的姓名。领导人是由法定组织通过选举、委任等法定程序产生的，以领导人名义发布公文，是代表其所在机关依法行使职权，所以他们也是公文的法定作者。
公文的撰拟，一般由秘书或业务部门人员起草，有时组织写作班子分头执笔。这些草拟公文的人员，都不能视为公文的法定作者。他们是机关的代言人，是受命写作的。法定作者这一特点，体现了公文高度的严肃性。任何未经法定程序核准的组织不得制发公文，也不允许任何人假冒法定组织发布公文。伪造、变造国家机关公文的，将按扰乱公共秩序罪依法惩处。
(2)法定效力
公文法定效力的大小取决于两方面：一是制发机关地位的高低和职权范围的大小;二是公文内容的重要程度。此外，公文的法定效力具有一定的时间性，被称为公文的时效。
公文是处理公务的工具，是机关的喉舌。制发公文，是各级机关根据其合法地位行使职权的一种重要形式。公文的权威性和行政约束力，来自它的制发机关的权威和合法地位，如党中央、国务院的文件体现了党和国家的意志，具有最高的权威性;省委、省政府的文件在全省范围内具有法定效力。又如法规性、指挥性公文，其法定效力高于一般的知照性、事务性公文。另外，没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化，旧的文件就会被新的文件所代替;某项工作一旦结束，那么相关的公文也就完成了它的使命，不再具有现实效用。失去现实价值的公文，经立卷归档，可以发挥历史效用，以备查阅和参考。
(3)特定体式
特定体式，就是指特定的体例格式，包括统一的种类、名称、格式以及办理程序。为了维护公文的权威性、严肃性、准确性，提高办事效率，党和国家作了许多具体规定，撰制公文时必须严格遵守。
《党政机关公文处理工作条例》规定了行政公文的种类及其名称。每一种公
文，都有特定的适用范围，具有特定的作用。公文撰制者必须正确地选择和使用文种。
公文的格式，指公文的结构要素及其编排形式。结构要素有的属于必备要素，如标题、正文等;有的属于附加标记，如秘密等级等。编排形式，包括各组成要素在页面上的安排以及用纸、字体等方面的要求。
公文有一整套独特、固定的处理方式，这就是办文程序。如收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序;发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。这些程序都不能随意省略或颠倒。
3. 公文写作的语言特点
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
4. 公文的类别
公文可以从不同的角度进行分类。常用的分类方法有六种，其中第一种是按适用范围划分，分出的种类简称为文种，这是最基本的分类单位，有些其他类别就是在这一基础上再行划分的。
(1)按适用范围分类
《党政机关公文处理工作条例》第 8 条将公文分为 15 类：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
(2)按公文来源分类
按公文的来源，可分为收文和发文两种。
收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。发文是指本机关拟制并向外发送的文件。这种划分并不是绝对的，就具体公文而言，往往有兼类或相互转化的现象。例如，收到的上级机关文件有时需向本机关的下属
机关转发，收文就转化为发文。
按来源划分公文种类，是公文处理最基础的工作。掌握这一分类方法，方可按不同的目的要求、不同的处理程序来办理公文。
(3)按行文方向分类
按行文方向区分公文，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。
下行文是指向所属下级机关发送的公文。属于这一类的文种最多，有命令(令)、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等。
上行文是指向所属上级机关呈送的公文，主要文种有报告和请示。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的行文，最常用的是函。
议案是各级人民政府向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的，通常也把它划归平行文一类。
从绝大多数文种看，行文方向都是固定的，如请示、报告只用于上行文，决定、通报、批复只用于下行文。拟稿时必须按行文关系正确选用文种，不能相互混淆。
在公文实际运行中，有几个文种的行文方向也不甚固定，有一定灵活性。如意见既可作下行文，也可作上行文或平行文使用;通知以下行文为主，有时也作为平行文发送给不相隶属的机关;作为平行文的函，偶尔也用于上下级之间询答或联系一般事宜;纪要除了下行外，也可以上行请求批转或平行送达不相隶属机关起知照作用。
( (4 4) )按性质作用分类
按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性
公文、通联性公文和记录性公文六种。
法规性公文是指国家权力机关、行政机关根据法定权限制发的、对人们或组织的行为规范和准则作出规定的公文，包括条例、规定、办法、细则等，带有明显的强制性和约束力。这类公文往往以命令(令)、公告、通知等形式发布。
指挥性公文是指上级机关根据法定的职能权限，对下级机关宣布决策，部署工作，实施指挥、协调和管理的公文。主要文种有命令(令)、决定、通知、意见、批复等。
报请性公文是指汇报工作、反映情况、提出建议、请示问题、请求审议的公文。主要文种有报告、请示和议案。
公布性公文是指通过报纸、广播、电视等新闻媒体或公开张贴等形式传递信息、告知事项与要求的公文。主要文种有公告、通告、通报等。
通联性公文是指机关或单位之间相互联系商洽工作、询问和答复问题的公文。常用的文种是函。
记录性公文是指记载会议情况、归纳会议议定事项的公文。常用的公文是纪要。
( (5 5) )按保密程度分类
保密公文是指涉及党和国家机密内容，需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度，保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。随着时间的推移、形势的发展和工作的需要，文件的保密性质会有所变化，有些密件可能会成为普通文件。
( (6 6) )按办文时限要求分类
按办文时限要求，分为特急件、急件和平件。特急件是指需急速传递、随到
随办的文件。急件是指需迅速传递办理的文件。平件是指不需要紧急办理的文件。前两类文件，合称为紧急文件。紧急电报则分为特提、特急、加急、平急四类。平件是与急件相对而言的，急件固然要先办，而平件也不允许拖拉积压。
5. 公文的法定分类
按适用范围分类
命令（令）──适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员
决定──适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
公告──适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
通告──适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
通知──适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公
通报──适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况
议案──适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项
报告──适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问
请示──适用于向上级机关请求指示、批准
批复──适用于答复下级机关的请示事项
意见──适用于对重要问题提出见解和处理办法
函──适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项
纪要──适用于记载会议主要情况和议定事项
决议──适用于会议讨论通过的重大决策事项
公报──适用于公布重要决定或者重大事项 习题演练：
1.述职报告的写作要求（
）。
A.标题要清楚、内容要全面、语言要庄重、个性要鲜明、详略要得当 B.标准要清楚、内容要客观、重点要突出、个性要鲜明、语言要庄重 C.标准要清楚、内容要客观、重点要突出、个性要鲜明、语言要朴实 D.标题要清楚、内容要客观、语言要庄重、个性要鲜明、详略要得当 2.撰写《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》一文时，符合撰写要求的说法是（
）。
A.请示内容必须是属于本机关职权范围内的问题 B.一般情况下，可以不按机关隶属关系越级呈报 C.适宜采用概括叙述、抒情说明的表达方式，避免罗列数字 D.可同时要求对历史文化名城周边的自然风景区加以保护管理 3.（
）适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
A.指示 B.批复 C.决定 D.通知 4.为了推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，我国从 2012年 1 日起施行了新修订的《党政机关公文处理工作条例》。根据该条例，我国法
定行政机关公文由以前的 13 种增至 15 种。新增的两种公文的文种是（）。
A.公报、决议 B.公报、议案 C.纪要、决议 D.纪要、公告 5.下列文稿中具有正式>公文>效用的是（
）。
A.议论稿 B.送审稿 C.征求意见稿 D. 定稿 6.公文正文开头的方式应该是（
）。
A.开门见山 B.先谈形势 C.先谈规划 D.叙述前景 7.规范性公文标题的时间是（
）。
A.公文发布的时间 B.公文撰写的时间 C.公文打印的时间 D.公文讨论的时间 8.公文中“贵”、“你”多用于（
）。
A.不相隶属机关
B.上级机关 C.下级机关 D.同系统内的平级机关 9.下列公文标题不正确的是（
）。
A.公告 B.《关于司机李某开车去北京的通报决定》 C.《浙江省人民政府令》 D.《国务院关于加强城市规划工作的通知》 10. 下列公文中，（）属于公文“请示”的结束语 A.特此函达 B.此致，敬礼！
C.当否，请指示。
D.请尽快办理。
参考答案
1. 答案: : B 解析:述职报告的写作要求标准要清楚、内容要客观、重点要突出、个性要鲜明、语言要庄重。故正确答案为 B。
2. 答案: : A 解析:请示一般不可越级请示，故 B 选项错误。C、D 选项明显错误，请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。请示应在本级机关职权范围内进行，故 A 选项正确 3. 答案: : A
解析:指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。具有较强的指导性、政策性。因此本题选 A。
4. 答案: : A 解析:根据已经废止的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文文种分为13 类，分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；而新颁布的《党政机关公文处理工作条例》将公文种类增加到 15 类，主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。通过对比可以发现，新增加的两种公文文种是公报和决议。故本题答案选 A 5. 答案: : D 解析: 公文的草稿经最终敲定后，由领导签发，成为定稿，具备了正式的公文效用。因此本题选 D 项. 6. 答案: : A 解析:公文正文开头的方式多用开门见山式。故本题选 A。
7. 答案: : A 解析:根据《中国共产党机关文件处理条例》的有关规定，规范性公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
规范性公文的标题一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。标题下方居中位置加括号标注成文日期，一般署会议通过或者领导人签发日期。故正
确答案为 A。
8. 答案: : D 9. 答案: : B 解析:公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。B 项通报和决定是两个文种，不能杂糅使用。因此，本题正确答案为 B 项 10. 答案: : C 解析:请示的结束语，通常用公文习惯性专用语言提出带肯定性的要求，目的在于引起上级机关的注意，求得上级机关的明确答复。可根据请示内容或主送机关的不同，作适当的表达。一般说来，请示批准，可用“如无不妥，请批准”“当否，请批复”“请予审批”等；请求指示，可用“请指示”等语。请示的结束语，一般应在请示事项结束后，另起一行。