各分公司、机关处室：
为加强2011年档案的收集、整理和保管工作，保证公司档案的完整、准确与系统，现对2012年归档工作通知如下：
一、归档时间
2012年一季度。
二、归档范围
2011年各单位在经营管理、安全生产、行政管理、党群工作、财务管理、投资基建等工作中形成的具有保存价值的，存贮在各种载体上的文字、图表、照片、影像、声像等材料及2010年会计凭证、会计报表、会计账册等。
三、有关要求
1、档案归档工作是一项全面、系统、严肃、重要的工作，各单位要高度重视，密切配合，尤其是各分公司档案归档工作的开展，务必按照公司有关制度要求，严格执行。
2、机关各处室兼职档案员要认真清点、收集、鉴定和整理本处室2011年度文件材料，要求涉及各岗位的工作内容，每份文件数据准确，并有相应的落款；
各分公司档案员要对本单位档案进行统一管理。
3、归档文件的书写和载体材料要符合耐久性要求，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、热敏传真等不耐久字迹材料，电子文件的归档不得使用软盘等不耐久的载体材料。
4、2012年档案归档工作实行文书（业务）部门立卷制，各处室移交的档案材料必须进行整理，按“件”归档的材料，每份材料要逐页编制页码，正面编制在右上角，反面编制在左上角，可使用页码机或手工编写；
所有文件材料要去除易锈金属物，使用不锈钢装订针进行装订，小于A4幅面的纸张需粘贴在A4空白纸上，大于A4纸张的，要折叠或裁剪为A4幅面。不锈钢装订针可在档案室领取。
5、归档的文件材料要求原件，因故无法移交原件的，须由文件所在部门出具相关情况的说明，并盖上公章后，随复印件一并归档。
6、电子文件统一使用光盘载体，不得通过QQ、邮件等材料发送，光盘上要注明光盘名称、刻录人、刻录日期。
7、各单位要高度重视归档材料的质量，对于逾期未开展归档工作，或者归档材料不符合要求的单位，将对单位和责任人员进行通报。
8、各归档单位要按照公司《档案管理系统运行管理实施细则》有关要求，将本单位归档材料录入档案管理系统，并实现系统在线审批和移交，除会计档案外，各单位提交电子条目的必须挂接电子文件。
特此通知。